Mailen mit der eigenen Google-Adresse

Hier erfährst du, wie du deine Gmail- oder Google-Workspace-Adresse in b:work für den E-Mail-Versand einrichtest.

Google lässt b:work nicht mit deinem normalen Google-Passwort auf dein Postfach zugreifen. Stattdessen erzeugst du in deinem Google-Konto ein sogenanntes App-Passwort — ein zusätzliches, 16-stelliges Passwort, das nur für b:work gilt. Dieses trägst du in b:work ein, dein eigentliches Google-Passwort bleibt geheim.

Der Ablauf in drei Etappen:

1. Bestätigung in zwei Schritten in deinem Google-Konto aktivieren
2. App-Passwort für b:work erzeugen
3. Zugangsdaten in b:work hinterlegen und testen

Schritt 1 — Bestätigung in zwei Schritten aktivieren

App-Passwörter bietet Google nur an, wenn dein Konto mit der Bestätigung in zwei Schritten geschützt ist.

1. Melde dich unter myaccount.google.com mit der Adresse an, über die du aus b:work versenden willst.
2. Öffne links den Bereich Sicherheit.
3. Klicke unter So melden Sie sich in Google an auf Bestätigung in zwei Schritten und folge den Schritten — in der Regel bestätigst du dabei eine Telefonnummer.

Bild-Vorschlag: Google-Konto, Bereich „Sicherheit" mit der aktivierten Bestätigung in zwei Schritten.

Schritt 2 — App-Passwort für b:work erzeugen

1. Öffne im Google-Konto Sicherheit und suche oben im Suchfeld nach App-Passwörter. Alternativ rufst du direkt myaccount.google.com/apppasswords auf.
2. Melde dich noch einmal an, wenn Google danach fragt.
3. Vergib einen Namen, an dem du das Passwort später wiedererkennst — zum Beispiel b:work.
4. Klicke auf Erstellen.
5. Google zeigt dir ein Passwort aus 16 Buchstaben. Kopiere es sofort und lege es sicher ab: Nach dem Schließen des Fensters zeigt Google es nicht noch einmal an.

Die Leerzeichen, die Google zur besseren Lesbarkeit einfügt, gehören nicht zum Passwort. Du kannst sie beim Einfügen in b:work weglassen.

Bild-Vorschlag: Google-Dialog „App-Passwort erstellt" mit dem 16-stelligen Passwort (unkenntlich gemacht).

Schritt 3 — Zugangsdaten in b:work hinterlegen

Du kannst die Einrichtung für den gesamten Betrieb hinterlegen oder für einen einzelnen Mitarbeiter. Hat ein Mitarbeiter eigene E-Mail-Einstellungen, haben diese beim Versand Vorrang vor den Firmeneinstellungen.

Für den ganzen Betrieb: Einstellungen > Firma > E-Mail-Verwaltung Für einen Mitarbeiter: Team > Mitarbeiter bearbeiten > E-Mail-Verwaltung > Einrichtung

1. Wähle unter Provider auswählen die Option Externer E-Mail-Provider.
2. Fülle die vier Felder aus:

3. Sobald smtp.gmail.com im Feld Postausgangsserver (SMTP) steht, blendet b:work unter den Feldern den Hinweis auf diese Anleitung ein. Das ist die Bestätigung, dass du in der richtigen Einrichtung bist.
4. Speichere die Einstellungen.

Bild-Vorschlag: b:work, Einstellungen > Firma > E-Mail-Verwaltung mit ausgefüllten SMTP-Feldern und dem eingeblendeten Google-Hinweis.

Schritt 4 — Einrichtung testen

1. Trage im Abschnitt E-Mail-Test unter Empfänger der Testmail eine Adresse ein, auf die du Zugriff hast.
2. Klicke auf Testmail versenden.
3. Bei Erfolg meldet b:work: „E-Mail erfolgreich an Testmail-Empfänger versendet."

Gut zu wissen

• Port 465 statt 587: Beide funktionieren mit Google. Nimm 587, wenn du keinen Grund für etwas anderes hast.
• Passwort bei Änderungen: Änderst du etwas an der Einrichtung, musst du das Passwort erneut eingeben — b:work zeigt gespeicherte Passwörter aus Sicherheitsgründen nie wieder an.
• Ältere Google-Adressen: Wenn bei dir bereits smtp.googlemail.com oder smtp-relay.gmail.com hinterlegt ist, funktioniert das weiterhin. Für eine neue Einrichtung nimm smtp.gmail.com.
• Google-Workspace-Konten: Ist dein Konto Teil eines Firmen-Kontos (Google Workspace), kann deine Administration App-Passwörter gesperrt haben. Dann erscheint der Menüpunkt nicht, und die Freigabe muss über die Administration erfolgen.
• App-Passwort zurückziehen: Du kannst das Passwort jederzeit im Google-Konto unter App-Passwörter löschen. Der Versand aus b:work funktioniert dann nicht mehr, bis du ein neues erzeugst und einträgst.

Voraussetzungen & wenn etwas nicht klappt

Das brauchst du:

• Eine Google-Adresse mit aktivierter Bestätigung in zwei Schritten
• Ein App-Passwort aus diesem Google-Konto
• In b:work das Recht, Firmen- bzw. Mitarbeitereinstellungen zu bearbeiten